Prácticas y consejos para optimizar tus reuniones o juntas directivas

February 8, 2018

Los board portal software estan revolucionando las juntas directivas a nivel mundial.

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Con estas sencillas prácticas harás que tus reuniones sean mas efectivas.

 

Seamos honestos, la mayoría de las reuniones terminan siendo una pérdida de tiempo que, siempre nos pasa factura. No es falta de profesionalismo, simplemente somos humanos con una tendencia a perder la atención muy acentuada. Para evitar esto, te compartimos algunos tips que nos compartieron algunos directores de empresas y startup´s latinoamericanas que nos pidieron anonimato, en algunas ocasiones, por acuerdos contractuales, así que mejor que quede entre nosotros.

 

El calendario es tu mejor aliado

No vayas a ninguna reunión sin tener un calendario, ya sea digital o físico que te permita anotar todo lo que surja en la reunión, tareas, fechas de entregas, evaluaciones o cualquier cosa que tenga una fecha durante la reunión. La razón, es más práctico tener un documento digital donde puedas tener el control a un clic que una agenda que, en ocasiones se vuelve tediosa al tener muchas actividades ajenas a la reunión de esa junta directiva en específico.

Lee más sobre como aprovechar un calendario exclusivo para una reunión aquí.

 

Entérate de todo antes de la reunión.

Uno de los directores que nos ayudaron a hacer este post comentó que el siempre aprovecha las horas de almuerzo para platicar con otros directores o bien, busca como acercarse para mantener una comunicación sana que permita tener una visión más amplia de lo que pasa en la empresa, todo previo a la reunión. Para él la retroalimentación es clave antes de la reunión, así, cuando llega la hora, esta preparado para recibir la información y responder de la forma más adecuada buscando el bien de la empresa

 

Las notas son mas importantes que las actas.

¿Cómo? Si, las notas que tomes son mas importantes que las actas que se generan después de la reunión, pues las notas, al ser libres, te dan más libertad para que anotes lo que necesites y sepas  a más detalle los objetivos que tengas en tu área, recuerda que aquí tu tienes el control de manejar tu área como mejor te parezca así que toma el acta como el gran libro guía y tus notas como el manual de instrucciones.

 

Conoce más allá a los que participen en la reunión

Todos somos seres humanos, por lo tanto, nos afectan muchas cosas en nuestro día a día y por más que querramos en algún momento afecta nuestras actividades. Por ello, preocúpate por los que participen en tu reunión previo a la cita, esto te ayudará a disminuir las trivialidades en el desarrollo. Pregunta por la familia, amigos, mascotas o cualquier otro detalle que no sea de trabajo. Puedes comentar algún problema que se surgió, así en la reunión sólo se hablará de los temas puntuales, dejando a un lado las trivialidades.

 

Utiliza herramientas digitales

La mayoría de las personas que nos compartieron su experiencia en juntas de trabajo confesaron que utilizan herramientas de software para llevar el control de todo lo que sucede, pero también nos dijeron que, en ocasiones, se vuelve una experiencia caótica y para elegir una usan tiempo valioso para definirla. Para solucionar esto fue que los contactamos, para que probaran exeboard, nuestra herramienta para gestión de juntas directivas y reuniones de trabajo que optimiza tiempo y recursos, pruébala tu también haciendo clic aquí.

 

Se honesto contigo y los demás

En muchas ocasiones los integrantes de las juntas directivas tratan de evitar hablar de las malas noticias y es cuando entran temas que no van al caso extendiendo las reuniones, si ese fuera el caso, lo mejor es ser honestos y directos, vamos que al mal paso darle prisa, y así buscar una solución en conjunto. Si estas en una reunión, es por la confianza que tienen en tu persona y en tus talentos, así que no guardes nada, se honesto di lo que te molesta, incomoda o emociona sobre cualquier punto en la agenda así avanzaran más rápido.

 

 

 

 

 

 

 

 

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